Polityka prywatności serwisu spectronic.pl

administrator:
Spectronic Sp. z o.o. , ul. Powstańców Śląskich 5/11, 70‑100 Szczecin, NIP:  9552584765, KRS/CEIDG: 0001140075, REGON:  540253728, e‑mail: sklep@spectronic.pl, tel.: +48 721 808 804.

1. Informacje ogólne

1.1. Niniejszy dokument opisuje sposób przetwarzania danych osobowych użytkowników i klientów serwisu internetowego spectronic.pl (dalej: „Serwis”).

1.2. Dokument realizuje obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”).

1.3. Polityka obejmuje procesy właściwe dla modelu sprzedaży Spectronic: doradcza sprzedaż bez standardowego koszyka, brak cen w Serwisie, przygotowanie ofert na trwałym nośniku, dostawa, instalacja i uruchomienie urządzeń, szkolenia, pokazy/demonstracje, serwis oraz komunikacja przez formularze i e‑mail.

1.4. Zasady używania plików cookies opisujemy w odrębnej polityce cookies.

2. Administrator danych i kontakt

2.1. Administratorem danych jest podmiot wskazany w nagłówku niniejszej Polityki.

2.2. Kontakt w sprawach ochrony danych: sklep@spectronic.pl lub adres siedziby Administratora.

2.3. Administrator na dzień publikacji nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD). W przypadku jego powołania informacja zostanie zaktualizowana w Serwisie.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. W zależności od relacji, celu i kontekstu przetwarzamy w szczególności:

a) dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e‑mail, telefon, firma, NIP;
b) dane adresowe: adres siedziby, adres dostawy/instalacji;
c) dane związane z zapytaniami, ofertami, konfiguracjami urządzeń, demonstracjami, szkoleniami i serwisem;
d) dane rozliczeniowe: dane do faktury, płatności, rozliczenia gwarancji;
e) dane weryfikacyjne z publicznych rejestrów (CEIDG/KRS) w zakresie niezbędnym do oceny wiarygodności kontrahentów;
f) dane dotyczące kwalifikacji/uprawnień zawodowych, jeżeli produkt jest wyrobem medycznym dla profesjonalistów (np. oświadczenie kwalifikacji, numer prawa wykonywania zawodu — jeśli dotyczy);
g) dane zawarte w korespondencji oraz formularzach kontaktowych;
h) podstawowe dane techniczne i statystyczne korzystania z Serwisu (logi serwera, adres IP, identyfikatory cookies — szczegóły w polityce cookies).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)

4.1. Komunikacja i obsługa zapytań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji).

4.2. Zawarcie i wykonanie umowy (doradcza sprzedaż, dostawa, instalacja, szkolenie, serwis, pokazy) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Rozliczenia, rachunkowość i podatki — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Reklamacje, niezgodność towaru z umową, gwarancja — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.

4.5. Organizacja i dokumentowanie pokazów/demonstracji w siedzibie Klienta lub Administratora — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

4.6. Realizacja obowiązków dystrybutora wyrobów medycznych (MDR 2017/745), w tym: weryfikacja oznakowania CE, deklaracji zgodności UE, identyfikatora UDI, kwalifikacji nabywców/profesjonalistów; zapewnienie instrukcji i etykiet w języku polskim — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (jeśli dotyczy).

4.7. Zapewnienie bezpieczeństwa, ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.8. Marketing bezpośredni naszych produktów i usług (w granicach relacji B2B i B2C, np. odpowiedź ofertowa, follow‑up posprzedażowy) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawo sprzeciwu opisane w pkt 10.

4.9. Działania wymagające zgody (np. publikacja opinii/testimoniali, zdjęcia z wydarzeń, marketingowe cookies) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgodę możesz wycofać w każdym momencie).

5. Źródła danych

5.1. Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie (formularze, e‑mail, telefon, podczas pokazów/instalacji/szkoleń) oraz z legalnych źródeł publicznych (CEIDG/KRS).

5.2. W procesach finansowania/leasingu dane mogą do nas trafić także od pośredników finansowych — wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty lub potwierdzenia transakcji.

6. Odbiorcy danych

6.1. Udostępniamy dane wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

a) dostawcy usług IT/hostingu i poczty — utrzymanie Serwisu i systemów;
b) firmy kurierskie/logistyczne, serwisanci i instalatorzy — dla dostawy/uruchomienia/napraw;
c) biuro rachunkowe, audytorzy, doradcy prawni;
d) niezależni dostawcy finansowania (leasing/kredyt) — gdy chcesz z nich skorzystać; działają jako odrębni administratorzy;
e) producenci/dostawcy urządzeń — jeżeli wymagane do uruchomienia gwarancji, serwisu bądź realizacji wymogów MDR (jeśli dotyczy);
f) operatorzy płatności — tylko jeśli skorzystasz z tej formy rozliczeń w indywidualnych przypadkach.

7. Przekazywanie danych poza EOG

7.1. Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7.2. Jeżeli wyjątkowo będzie to konieczne (np. usługodawca IT spoza EOG), zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC) lub decyzję o adekwatności.

8. Okresy przechowywania danych

8.1. Korespondencja i zapytania ofertowe — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu (nie dłużej niż do zakończenia cyklu sprzedażowego).

8.2. Dokumentacja ofertowa/umowna, dane zamówień, instalacji, szkoleń, serwisu — przez czas trwania umowy oraz do końca okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat; dla świadczeń okresowych 3 lata).

8.3. Dokumenty księgowe i podatkowe — 5 lat od końca roku podatkowego.

8.4. Reklamacje i gwarancje — do zakończenia procedur oraz do upływu przedawnienia roszczeń.

8.5. Dokumentacja dystrybucyjna MDR/UDI — zgodnie z MDR i wymogami producentów (nie krócej niż minimalne okresy wymagane prawem; jeśli dotyczy).

9. Bramka profesjonalna i dostęp do treści specjalistycznych

9.1. Serwis może wymagać potwierdzenia, że jesteś osobą posiadającą kwalifikacje medyczne lub prowadzisz działalność gospodarczą — zgodnie z wymogami prawnymi i etycznymi dystrybucji wyrobów medycznych.

9.2. W związku z tym możemy przetwarzać informacje o Twoich kwalifikacjach lub prowadzonej działalności (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO), wyłącznie w niezbędnym zakresie.

10. Twoje prawa

10.1. Masz prawo do: dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu bezpośredniego).

10.2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

10.3. Skargę możesz wnieść do organu nadzorczego: Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

11.1. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

12. Bezpieczeństwo danych

12.1. Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne (szyfrowanie TLS, kontrola dostępu, zasady uprawnień, kopie zapasowe, szkolenia personelu, testy aktualizacji) oraz weryfikujemy zgodność działań z przepisami.

12.2. W przypadku incydentu naruszenia ochrony danych stosujemy procedury wewnętrzne i, jeśli wymagają tego przepisy, dokonujemy zgłoszeń do organu nadzorczego oraz zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą.

13. Serwisy zewnętrzne i media społecznościowe

13.1. Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron. Nie odpowiadamy za ich polityki prywatności — zalecamy zapoznanie się z dokumentami publikowanymi na tych stronach.

13.2. Nasze profile w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, LinkedIn) podlegają zasadom tych platform. W ramach profili możemy pozyskiwać podstawowe dane statystyczne oraz dane z interakcji (komentarze, wiadomości) — w celach komunikacji i obsługi zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

14. Dobrowolność podania danych

14.1. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do wykonania określonych czynności (np. zawarcia umowy, dostawy, instalacji, szkolenia, realizacji gwarancji). Brak danych może uniemożliwić ich realizację.

15. Zmiany polityki

15.1. Możemy aktualizować Politykę w związku ze zmianami prawa lub usług. O zmianach poinformujemy w Serwisie; nowa wersja obowiązuje od dnia publikacji.

16. Dane kontaktowe

16.1. Spectronic Sp. z o.o., ul. Powstańców śląskich 5/11**, 71-000  Szczecin; e‑mail: sklep@spectronic.pl; tel.: +48 721 808 804.